Dokumente einscannen – wann der Aufwand sinnvoll ist

Manche Menschen möchten alle Dokumente einscannen, andere scannen gar nicht. Doch in manchen Fällen ist es durchaus sinnvoll, wenn Dokumente als Scan vorliegen. Nachweise sind sicher zu führen und gehen kaum verloren.

Viele Menschen haben gerade bei einer Auslandsreise Sorge, dass ihre Papier gestohlen werden. Sie machen sich Kopien und nehmen diese mit, deponieren sie im Hotelsafe oder unter dem Kopfkissen. Natürlich sind diese Unterlagen nicht schwer oder voluminös, aber lästig ist es allemal. Wer diese wichtigen Dokumente einscannen möchte, macht hier sicher keinen Fehler. Der eindeutige Vorteil liegt darin, dass die Unterlagen nicht nur für eine Reise gesichert sind, sondern auch nach dem Urlaub noch jederzeit notfalls abgerufen werden können – denn nicht nur im Ausland können Papiere abhandenkommen, auch im Innland ist ein Verlust der Unterlagen möglich und ärgerlich und eine erneute Beschaffung ohne Kopien sehr schwierig. Wer hier dem Sicherheitsgedanken frönt, der sollte die gescannten Dokumente an eine vertrauenswürdige Person geben, die im Notfall die Papiere an den entsprechenden Ort mailen kann; kaum ein Hotel oder eine Polizeistation ist heute noch ohne Internet.

Auch für Bewerbungen sollte ein Arbeitssuchender die Dokumente einscannen. Es ist inzwischen durchaus üblich, bei der Arbeitsplatzsuche keine Unterlagen mehr in Papierform einzureichen, sondern diese als Scan per Mail zu schicken. Gerade bei großen Unternehmen wird es in den letzten Jahren immer häufiger aus organisatorischen und rechtlichen Gründen nicht mehr gerne gesehen, wenn ein dickes Paket per Post kommt. Wichtig sind hier die Zeugnisse der letzten Arbeitsstellen sowie Diplome, Meister-, Gesellen- oder Kaufmannsgehilfenbriefe bzw. Lehrgangszeugnisse etc. Kaum ein Arbeitgeber ist bei einem älteren Bewerber an Schulzeugnissen oder Ähnlichem interessiert – anders sieht es natürlich bei Berufsanfängern oder beim zweiten oder dritten Job aus. Egal, welches Dokument gescannt wird und warum, eines darf dabei auf keinen Fall übersehen werden: Eine elektronische Datensicherung ist keine Garantie für einen langzeitigen Erhalt von Informationen und wird rechtlich nur begrenzt anerkannt; das Ursprungsdokument darf auf keinen Fall vernichtet werden.